Dans un milieu professionnel ultra concurrentiel, les entreprises se doivent d’améliorer leurs différents processus afin d’espérer atteindre une meilleure performance. L’un des principaux changements à implanter a rapport avec la dématérialisation des documents. Cette dernière consiste au transfert des données stockées sur des supports analogiques (papier en général) vers des supports numériques. Pour réaliser cette migration, deux solutions existent. Découvrez celles-ci dans la suite de cet article.
Système d'Archivage Électronique
Le Système d'Archivage Électronique (SAE) est une solution permettant la conservation des archives d’une entreprise sur une plateforme dédiée et sur le long terme. Il permet de préserver la valeur probante des documents. En clair, le SAE garantit l’intégrité, la pérennité, la traçabilité et la réversibilité des documents. L’objectif est de les préserver de toute modification afin que ceux-ci puissent servir au titre de preuve devant un tribunal en cas de besoin. De plus, cette solution permet de garantir la confidentialité des archives à travers le cloisonnement logique et physique des documents, mais aussi la gestion des habilitations. Par ailleurs, le SAE garantit la disponibilité des archives aux utilisateurs. Toutefois, il faut préciser que pour accéder aux données, une autorisation spécifique est nécessaire. Avant de mettre en place le SAE, il est conseillé de réaliser une étude approfondie. Vous pouvez disposer de plus d'informations ici.
Gestion électronique des documents
La Gestion Électronique de Documents (GED) est une solution de dématérialisation qui assure la bonne gestion des différents flux de documents au sein de l’entreprise. Elle s’occupe essentiellement de l’acquisition des documents, la hiérarchisation, le versement, le stockage, l’indexation et la diffusion. Elle prend en compte tout type de document, quelle que soit sa nature. La GED est très appréciée par les entreprises en raison de ses multiples avantages. En effet, cette solution de dématérialisation permet d’optimiser la productivité de vos employés en rendant l’accès facile et rapide aux documents, et ce, à n'importe quel moment. De même, elle favorise un partage sécurisé des informations. Par ailleurs, ce système réduit la perte de documents.